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Zeitmanagement: Methoden, Impulse und wie du es lernst

Kann man Zeit managen? Nicht wirklich. Jeder Tag hat 24 Stunden. Aber wir können uns selbst managen – unser Denken, unser Handeln, unsere Prioritäten. Und genau dadurch entsteht am Ende des Tages das Gefühl von „mehr Zeit“: mehr Zeit für dich, für Erholung, für die schönen Dinge des Lebens.

Dein Spickzettel für besseres Selbst‑ und Zeitmanagement

Hier findest du Impulse, die du immer dann nutzen kannst, wenn du merkst, dass:

deine To‑do‑Liste eher wächst als schrumpft,

du nichts richtig zu Ende machst  oder

du zu lange für Aufgaben brauchst, die eigentlich schneller gehen sollten.

Das Pareto-Prinzip (80/20 Regel)

Die 80-20-Regel besagt, dass 20  % deiner Tätigkeiten 80  % des sichtbaren Ergebnisses erzeugen.

Ziel

Perfektionismus vermeiden, sich auf das Wesentliche konzentrieren, Effizienz.

Anwendungsfall

Allgemein gültig für alle To dos auf deiner Liste: Egal, ob es sich um Putzen, Aufräumen, Onlinebestellungen, Büroarbeit etc handelt. Auch super anwendbar für Aufgaben in der Erwerbsarbeit. 

Was tun?

Frage dich: Welche wenigen Handgriffe bringen heute den größten Effekt? Beim Aufräumen der Wohnung heißt das beispielsweise: Wenn du wenig Zeit hast, sorgen drei Bereiche für den größten Unterschied. Küche grob aufräumen, Wohnzimmerflächen freiräumen, Bad kurz durchwischen. Diese 20  % schaffen 80  % des „ordentlich“-Gefühls.

Das 80-20 Prinzip lässt sich übrigens auf sehr viele Lebensbereiche übertragen: 

Nur 20 % unserer Kleidung tragen wir wirklich regelmäßig. Die anderen 80 % hängen fast das ganze Jahr unangetastet im Schrank.

Von allen Kontakten im Handy sind wir mit 20 % im Austausch. Die anderen 80 % sind alt oder aus Einmal-Konversationen entstanden.

Was uns das sagt? Wir sollten uns auf die 20 % konzentrieren, die uns wirklich etwas bringen. Die anderen 80 % verschwenden unsere Zeit.

Die Eisenhower‑Matrix: Wichtigkeit & Dringlichkeit voneinander unterscheiden

Mit der Eisenhower-Matrix lassen sich Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren.

Ziel

Prioritäten setzen

Anwendungsfall

Deine To do-Liste ist mal wieder ellenlang: Geschenk für Oma besorgen, Zeitungsabo kündigen, Keller aufräumen, Gummistiefel für die Kinder kaufen, Trockner reparieren, Leuchte im Badezimmer tauschen und natürlich der ganze normale Haushaltswahnsinn… Die Aufgaben nehmen kein Ende. Das Ergebnis: Du machst mal dieses, mal jenes und bist dauergestresst. 

Was tun?

Nicht alles, was wichtig ist, ist dringend. Und nicht alles, was dringend ist, ist wirklich wichtig. Im Alltag ist es sicherlich zu umständlich, alle Aufgaben in einer Matrix einzutragen. Aber: Die Fragen “Ist es dringend?” und “Ist es Wichtig?“ kannst du dir jederzeit stellen. Damit schaffst du dir Bewusstsein über Prioritäten. Und stellst vielleicht sogar fest, dass du manche Aufgaben ganz sein lassen kannst.

Wichtig und dringend: Sofort machen!

Wichtig und nicht dringend: Bleibt auf der To do Liste, wird aber erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigt.

Nicht wichtig und dringend: Kann die Aufgabe delegiert werden?

Nicht wichtig und nicht dringen: Muss die Aufgabe überhaupt sein? Was passiert, wenn du sie nicht machst? Im besten Fall: einfach sein lassen.

Die Fokusfrage: Ist das jetzt wirklich wichtig?

Stoppschild gegen Verzettelung

Ziel

Effizienz, Perfektionismus vermeiden, sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Anwendungsfall

Du willst die Küche aufräumen, findest aber plötzlich Dinge in einer Schublade, die schon gesucht hast. Nun schaust du plötzlich die Schublade durch und fängst an, diese zu ordnen. Ehe du dich versiehst, verzettelst du dich in Details – du hattest doch etwas ganz anderes vor!

Was tun?

Kurz innehalten: Ist das jetzt wirklich wichtig? Wenn die Antwort Nein ist: Schublade zu und mit der Küche weitermachen. Es muss nicht genau diese Frage sein, du kannst dir eine individuelle für dich überlegen. Schreib dir die Frage auf und übe sie wie eine Affirmation. Erst, wenn du die Frage wirklich verinnerlicht hast, wird sie dir etwas bringen.

Varianten dieser Frage, die das gleiche Ziel haben:

Was wollte ich eigentlich gerade tun?

Worauf zahlt das hier ein?

Hilft das hier wirklich bei meinem Ziel für heute?

Würde ich das auch tun, wenn ich nur 10 Minuten Zeit hätte?

Ist das jetzt dran oder nur Ablenkung?

Timeboxing

Eine zeitliche Begrenzung als Hilfsmittel – mein Alltagsfavorit!

Ziel

Sich auf das Wesentliche konzentrieren, Ablenkung und  Perfektionismus vermeiden, aber auch Motivation finden, überhaupt erst anzufangen.

Anwendungsfall

Du willst eine Aufgabe erledigen [die Küche putzen, Ablage machen oder online nach einem Geburtstagsgeschenk suchen] und nicht unnötig viel Zeit darauf verwenden, weil du gerade nicht viel Zeit hast oder weißt, dass du für diese Aufgabe immer eine gefühlte Ewigkeit brauchst. 

Was tun?

Gib deiner Aufgabe ein klares Zeitfenster. Zum Beispiel 30 Minuten für das Putzen der Küche. Durch den Zeitdruck kannst du dich besser fokussieren und priorisierst automatisch. Am besten funktioniert das mit einem Timer. Jedes Smartphone hat einen. Eine klassische Eieruhr ist sogar noch besser. Das leicht hörbare Ticken gibt noch mehr Ansporn rechtzeitig fertig zu werden.

Eat that Frog – Schluck die Kröte!

Starte mit der unangenehmsten Aufgabe.

Ziel

Aufschieben vermeiden, Motivation finden

Anwendungsfall

Seit Stunden / Tagen / Wochen / Monaten schiebst du eine Aufgabe vor dir her, auf die du absolut keine Lust hast. Das kann der Wäscheberg sein, die längst fällige Steuererklärung oder ein unangenehmes Telefonat.

Was tun?

Eat that Frog – Schluck die Kröte. Nach Brian Tracy (Experte für Produktivität) steigerst du deine Motivation und Produktivität, wenn du diese eine unangenehme Aufgabe JETZT machst. Am besten morgens. Mit der Erledigung wird der Rest des Tages leichter und du hast das Gefühl, schon etwas Großes geschafft zu haben. 

Die 2‑Minuten‑Regel

Alles, was unter zwei Minuten dauert, sofort erledigen.

Ziel

Mini-Routine für Entlastung im Alltag

Anwendungsfall

Die Jacke liegt im Flur und hängt nicht an der Garderobe, dreckiges Geschirr steht auf dem Geschirrspüler statt darin, der Mülleimer quillt über oder die getragene Wäsche liegt auf dem Boden statt im Wäschekorb.

Was tun?

Gewöhne dir an, diese Kleinigkeiten direkt zu machen. Ich weiß – wenn du einen anstrengenden Tag hattest, sind selbst Kleinigkeiten nervig. Mach dir aber bewusst, dass das Aufschieben dieser Kleinigkeiten ganz schnell zu einem Berg Unordnung wird. Kleinvieh macht eben auch Mist. Wenn du es dir angewöhnst und es zur Routine wird, ersparst du dir im Alltag ganz viel Belastung.

Eins nach dem Anderen

Single-Tasking statt Multi-Tasking

Ziel

Fokus behalten, effizienter arbeiten.

Anwendungsfall

Du wischst Staub und fängst an deine Deko neu arrangieren. Du räumst ein Buch zurück ins Bücherregal und entdeckst ungenutzte Sachbücher, deren Verkaufswert du schnell im Internet nachschaust. Du hängst frische Wäsche in deinen Kleiderschrank und stellst neue Outfit-Kombinationen zusammen. Du überweist online eine Rechnung und erwischt dich eine Minute später beim Onlineshopping.

Was tun?

Fang dich selbst wieder ein. Eins nach dem Anderen. Schließe eine Aufgabe ab, mache dann die nächste. Wenn du Angst hast, etwas zu vergessen, schreib dir eine kurze Liste, was du heute oder in der nächsten Stunde alles schaffen willst. Mach lieber drei Aufgaben fertig anstatt sieben anzufangen und nicht zu beenden. Eine Aufgabe zu Ende geführt zu haben, führt zu neuer Motivation und lässt dich gut fühlen.

Mein Angebot

Zeitmanagement lernen

Ordnung besteht aus drei Grundprinzipien:

  1. Jedes Teil hat ein Zuhause. (Das System)
  2. Befreie dich von Dingen, die du nicht brauchst (Ausmisten) und kaufe bewusst, um Unordnung nicht weiter zu entfachen.
  3. Räume regelmäßig auf. (Die Routinen)

Insbesondere bei den Routinen spielen ein gutes Zeit- und Selbstmanagement eine tragende Rolle. Methoden gibt es viele – aber welche passt zu dir und deinem Alltag? Hast du hier für dich Impulse gefunden? Möchtest du das Thema weiter vertiefen?

Gerne unterstütze ich dabei 1:1. Ob persönlich bei dir Zuhause im Raum Köln oder ganz einfach online. Schreib mir gerne eine Nachricht mit deinen Fragen. Deine Anfrage ist immer kostenlos und verpflichtet zu nichts.

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Über die Autorin

Janina Soufi Siavash

Janina Soufi Siavash ist zertifizierte Ordnungscoachin (CFPO) und hilft Menschen dabei, in ihrem Zuhause eine Grundordnung zu schaffen. Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern darum, durch Ordnung Entlastung im Alltag zu finden und sich in den eigenen vier Wänden wohl zu fühlen.