Ablage und Büroorganisation: Papierkram unter Kontrolle
Hier ein Brief, da ein Flyer, dort eine Rechnung – da hat man nur mal kurz was zur Seite gelegt und plötzlich hat man einen kleinen Mount Everest an Papieren vor sich. Wenn du auf dieses Chaos im Papierkram keine Lust mehr hast, wird es Zeit für ein beständiges System und ein paar einfache Routinen.
In diesem Beitrag geht es um die analoge Ablage – also um alles, was aus Papier ist und sich an diversen Orten in deinem Zuhause tummelt. (Der digitalen Ablage, die ihre ganz eigenen Tücken bereithält, widme ich später einen separaten Beitrag von mir.)
Zwei Bereiche, die Hand in Hand gehen
Um Ordnung in den Papierkram zu bekommen, gibt es zwei verschiedene Bereiche, die organisiert sein sollten und Hand in Hand gehen:
Die Organisation der Eingangspost. Also alles, was täglich in den Briefkasten flattert. Einladungen, Rechnungen, Grußkarten, Geschenkgutscheine, Werbung und mehr.
Die finale Ablage. Also alles, was aufbewahrt werden soll oder sogar muss und in Ordnern, Stehsammlern oder Hängeregistern Platz findet.
Ist beides gut organisiert, läuft´s mit dem Papierkram! Und wie das am einfachsten ist, erfährst du jetzt.
Die Eingangspost: Alles, was im Alltag an Papier reinkommt
Vermutlich hast du mindestens einen Ort in deinem Zuhause, an dem Briefe und Co. kurzfristig abgelegt werden. Ich würde dir raten, EINEN festen „Parkplatz“ für Papierkram einzurichten. Im Flur, in der Küche, am Schreibtisch – so wie es für dich sinnvoll ist.
Diesen „Papier-Parkplatz” solltest du regelmäßig sichten, da ggf. Bezahl- oder Antwort-Fristen eingehalten werden müssen. Im Idealfall machst du das alle paar Tage und kümmerst dich dann zügig um alles, was dein Zutun erfordert.
Damit das nicht in Vergessenheit gerät, solltest du für den Papier-Parkplatz einen Ort wählen, der gut sichtbar und schnell zugänglich ist. Nutzer am besten eine offene Ablage statt einer geschlossenen Schublade. Denn “aus den Augen, aus dem Sinn” sorgt durch verpasste Fristen letztendlich für noch mehr Stress im Alltag.
Beim Sichten der Eingangspost
Wie viele Fächer brauche ich für die Ablage der Eingangspost?
Mit diesem System reichen dir zwei Fächer für die Eingangspost:
1. Bearbeiten
2. Behalten
Ich rate dir dringend davon ab, weitere Fächer einzurichten. Sobald ein System zu komplex wird, neigen wir in unserer Faulheit dazu, es gar nicht zu nutzen. Es muss so einfach wie möglich sein, damit unser Hirn sich nicht anstrengen muss.
Welche Ablagehelfer sind für die tägliche Eingangspost gut geeignet?
Es gibt einfache Briefablagefächer aus Metall oder Plastik, Stehorganizer oder Wandablagefächer. Letztendlich entscheiden der bevorzugte Ort, dein persönlicher Geschmack und dein Budget über die Art des Ablagehelfers. Schuhkartons, Körbchen oder andere Kisten funktionieren genauso.
Die Ablage: Alles, was aufbewahrt werden soll
Nun geht es im nächsten Schritt um das Ablagefach mit den Papieren, die aufbewahrt und abgelegt werden sollen.
Weil verständlicherweise niemand Lust hat, das jede Woche Ablage zu machen, rate ich einfach: Mach es dann, wenn dein Papierparkplatz gut gefüllt ist oder du gerade Lust dazu hast. Ich selbst bin kein Fan von festen Wochenplänen – erst recht nicht bei der privaten Ablage (im Job hingegen klappt das meistens gut).
Bedenke nur: Der Anblick eines riesigen Berges kann einem schon mal die Motivation verderben. Der Gedanke, dass es schnell erledigt ist, gibt der Motivation einen Schub. Also: Nicht zu lange warten!
Die Grundprinzipien einer funktionierenden Ablage
Eine gute analoge Ablage ist kein Hexenwerk – aber sie folgt ein paar einfachen Regeln, die den Unterschied zwischen „Ich finde nichts!“ und „Ah, da ist es ja!“ ausmachen. Wenn du diese Grundprinzipien verinnerlichst, wird dein Papierkram viel leichter zu erledigen.
- Reduzieren. Überlege genau, ob du ein Dokument wirklich noch brauchst. Dabei hilft auch die Frage: Wie aufwendig wäre die Wiederbeschaffung des Dokuments, wenn ich es wirklich noch mal brauche?
- Kategorien, die zu deinem Leben passen. Es gibt keine universelle Ordnerstruktur, die für alle funktioniert. Was zählt, ist, dass du Kategorien wählst, die du intuitiv verstehst. Ein System ist nur dann gut, wenn du es im Alltag ohne viel Nachzudenken nutzen kannst.
- Keep it simple. Statt zig Unterkategorien, konzentriere dich auf große Kategorien und nutze pro Ordner maximal zwei verschiedene Organisationshilfen. Ich selbst setze auf Trennstreifen und Indexblätter.
- Beschrifte die Ordner eindeutig. Der Ordnerrücken sollte direkt verraten, was drin ist. Wenn du stark auf visuelle Reize reagierst, kannst du auch Farbcodes für verschiedene Kategorien nutzen.
Übersicht zum Download
Aufbewahrungsfristen für privaten Papierkram
In Deutschland gibt es nur sehr wenige gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Dennoch ist es sinnvoll, einige Dokumente abzulegen und für eine Weile zu behalten.
Wie lange Kontoauszüge aufbewahren? Brauche ich die alten Versicherungspolicen noch? Und wann können Rechnungen ins Altpapier?
Dazu habe ich ein Dokument zusammengestellt, das du hier kostenlos runterladen kannst.
Was darf weg und was muss bleiben?
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und meine Empfehlungen für privaten Papierkram.
Alles einmal neu, bitte!
Die private Ablage organisieren
Wenn du beim Anblick deines Papierkrams die Krise bekommst und merkst, dass du gar kein richtiges System in deiner Ablage hast, kann es sinnvoll sein, alles einmal neu zu machen. Einen Papierkram-Reset quasi.
Ich würde dir jetzt gerne Schritt für Schritt verraten, wie das geht. Nur macht das wenig Sinn. Denn: Das Ordnungssystem muss zu dir und deinem Leben passen. Sprich: Die Ablage muss für dein Gehirn sinnvoll und intuitiv sein. Die perfekte Anleitung kann ich dir also nicht bieten.
Ein paar Tipps möchte ich dir aber dennoch mitgeben, die für alle Papierchaoten wichtig sind und bei einer Neuordnung der privaten Ablage unbedingt beachtet werden sollten. Let´s go.
1. Plane genug Zeit (und Raum) ein.
Stelle sicher, dass du ausreichend Zeit hast. Papierkram dauert oft länger als man sich anfangs vorstellen kann. Und wenn du es aus Zeitmangel nur halb machst, ist am Ende der Frust groß. Also, lieber drei Tage einplanen statt nur einen Vormittag. Die große Belohnung für den Zeitaufwand: Die Ablage geht dafür in Zukunft viel schneller und du verbringst weniger Zeit mit Suchen von wichtigen Dokumenten. Die zeitliche Investition lohnt sich also!
Bedenke auch, dass Papierstapel viel Platz wegnehmen. Ein großer Tisch, eine Bodenfläche, das Sofa oder ähnliches können da schon mal komplett blockiert werden. Im Zweifel nicht nur ein paar Stunden, sondern ein paar Tage. Daher mein Tipp: Suche dir eine Ecke in deinem Zuhause, wo Ordner und Co. ein paar Tage mal liegen bleiben können bis du Zeit hast, weiterzumachen.
2. Suche alle Unterlagen. ALLE.
Wo liegen überall Unterlagen? Sammle vor dem Start jedes einzelne Dokument ein, das irgendwo herumliegt. Nur, wenn du alles da hast, kannst du endlich Ordnung in den Papierkram bringen.
3. Kategorien nicht zu kleinteilig wählen
Das Grundprinzip ist, das jedes Dokument schnell einer Kategorie zuzuordnen sein sollte. Finanzen, Wohnen, Persönliches… die Liste kann lang werden. Die großen Kategorien kannst du noch in Unterkategorien einteilen. Im Bereich Wohnen wären das ggf. Miete, Strom, Gas, Internet & Telefon etc.
Wichtig: Ab da sollte es nicht zu kleinteilig werden. Zig Unterkategorien sorgen am Ende für mehr Chaos als Ordnung.
4. Nicht mehr als zwei Ordnungshelfer
Es gibt so viele tolle Ordnungshelfer zu kaufen, auch für die Dokumentenorganisation. Fakt ist jedoch: Je simpler das System desto leichter wird es dir fallen, es zu pflegen. Ich selbst nutze gerne Standard-Stehordner. Für die Unterteilung in große Themen sind Indexblätter in A4 super. Für die Unterteilung in Unterkategorien nehme ich Trennstreifen. Letztendlich würden schon die Trennstreifen reichen.
Beides ist günstig und einfach. Da ich selbst optische Ruhe bevorzuge, nutze ich Trennstreifen in derselben Farbe. Wenn du aber ein Mensch bist, der sehr stark auf Farbcodierung anspringt, kannst du natürlich auch unterschiedliche Farben für unterschiedliche Themen wählen. Deine Vorliebe entscheidet
5. Ordnerrücken gut beschriften
Wie viele Ordner hast du im Schrank stehen? 10, 20, 30? Egal, wie viele es sind – die Ordnerrücken sollten eindeutig beschriftet sein, um das Suchen nach bestimmten Dokumenten zu beschleunigen. Du kannst Klebeetiketten kaufen, dir selbst Etiketten zuschneiden, Vorlagen am Computer beschriften oder – wenn du Wert auf Design legst – auch richtig hübsch digital gestalten.
Das Design sollte allerdings nicht deine Priorität sein, wenn du gerade dabei bist, Ordnung in dein Papierchaos zu bringen. Für die Büroorganisation ist es viel wichtiger, dass alles korrekt beschriftet ist.
Mein Angebot
Keine Lust, Zeit oder Motivation den Papierkram allein zu organisieren?
Kann ich verstehen. Zusammen ist alles einfacher. Schon allein, weil man sich selbst mehr in die Pflicht nimmt und es durchzieht, wenn jemand dabei ist.
Als zertifizierte Ordnungscoachin unterstütze ich dich dabei eine Grundordnung in deinen Papierkram zu bekommen. Im 1:1 Coaching bei dir zuhause oder online entwerfen wir gemeinsam ein simples Ordnungssystem für deine Papiere, damit du langfristig weniger Stress damit hast. Und vielleicht macht es ja sogar ein bisschen Spaß ;-).
Wenn du dir nicht sicher bist, ob meine Begleitung das Richtige für dich ist – dann zögere dennoch nicht, mich einfach mal ganz unverbindlich zu kontaktieren. Ich beantworte deine Fragen auch gerne per E-Mail. Oder wir besprechen in einem 20 – 30-minütigem Telefonat, was deine Herausforderung in Sachen Ordnung ist und ob ich dir dabei helfen kann und darf.
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